Privaatsuspoliitika

GRAFTONI ISIKUANDMETE KAITSE TEATIS

 

1. Sissejuhatus

Selles teatises kirjeldatakse, kuidas töödeldakse teie isikuandmeid, kui kasutate meie teenuseid (värbamine ja personaliotsing, personalilaenutus ja -vahendus, tööotsinguga seotud nõustamine, sisseelamine, töökohavahetus).

Teie isikuandmete vastutav töötleja on tavaliselt tööandja või potentsiaalne tööandja kui juriidiline isik, kes kasutab Graftoni teenuseid, mis tähendab, et kohaldada võidakse ka konkreetse vastutava töötleja isikuandmete kaitse põhimõtteid. Palun võtke sellega seoses ühendust tööandja või potentsiaalse tööandjaga.

Eespool nimetatud olukordades on Grafton tavaliselt teie isikuandmete volitatud töötleja ja järgib seega isikuandmete töötlemisel ka vastutava töötleja juhiseid.

Mõne tegevuse ja sellega seotud isikuandmete töötlemise korral on vastutav töötleja Grafton, st juriidiline isik Grafton Estonia OÜ, registrikood 11193077, aadress Valukoja 8/1, Harjuma, Tallinn, Eesti. Sellised tegevused hõlmavad kandidaatide ja potentsiaalsete kandidaatide konkreetse ametikoha või vaba ametikohaga seotud huvi registreerimist ja säilitamist.

Kasutame ka teenuseosutajat Teamdash, et hallata meie värbamisteenuseid ja pakkuda seda veebiportaali. Lisateavet selle kohta leiate punktist 5.

 

2. Kuidas me saame isikuandmeid?

Grafton kogub isikuandmeid avalikult kättesaadavatest allikatest, teistelt teenuseosutajatelt (nt LinkedIn) ja teilt kui kandidaadilt, kui esitate meile selle portaali kaudu isikuandmeid.

Peale selle töötleb Grafton teie isikuandmeid, et säilitada ja parandada Graftoni teenuse kvaliteeti. Sel eesmärgil ja Graftoni õigustatud huvi alusel salvestame teie huvi konkreetse töökoha vastu. Üldiselt me ei salvesta üksikasjalikku teavet kandidaatide kohta ja kogume vajalikke andmeid eespool nimetatud allikatest iga kord, kui Graftoni teenust kasutatakse.

 

3. Milliseid andmeid töödeldakse ja miks?

Töötlemistoiming	Andmekategooriad	Eesmärk	Õiguslik alus
Konto registreerimine ja andmesubjekti tuvastamine	Nimi, sünniaeg, haridus, telefoninumber, töökogemus ja muud andmed, mida nõutakse või mida te soovite esitada veebiportaali vormidel	Kandidaatide / potentsiaalsete kandidaatide isikusamasuse tuvastamine ja konto registreerimine	Juriidiline kohustus / leping
Potentsiaalsete kandidaatide otsimine	Avalikult kättesaadav teave (LinkedIn, CV-Online, CV Keskus, Äripäeva Infopank, ettevõtete kodulehed).	Sobiva kandidaadi leidmine Graftoni kliendi vabale töökohale	Leping
Kandidaadi suunamine testide juurde, kui Graftoni klient seda nõuab	Andmete töötlemine oleneb testimisteenuse pakkujast	Sobiva kandidaadi leidmine Graftoni kliendi vabale töökohale	Leping
Suhtlemine kandidaadiga kandideerimisperioodi jooksul	Nimi, e-posti aadress, telefoninumber, teate sisu	Sobiva kandidaadi leidmine Graftoni kliendi vabale töökohale	Leping / õigustatud huvi
Kandidaatide / potentsiaalsete kandidaatide huvi salvestamine vabade ametikohtade vastu	Nimi, ametikoha tüüp	Graftoni teenuse kvaliteedi säilitamine ja parandamine	Õigustatud huvi
Teabe säilitamine eduka töötamise kohta	Nimi, tööandja	Graftoni ja tema kliendi vahelise lepingu täitmine	Leping
Taotluse andmete säilitamine pärast taotluse menetlemist	Taotlemise käigus kogutud ja loodud andmed	Taotluse andmete säilitamine võimaliku diskrimineerimisega seotud õigusvaidluse jaoks	Õiguslik kohustus
Uudiskirjad ja turundus	Nimi, e-posti aadress Andmete esitamine turunduse eesmärgil on vabatahtlik. Andmete või nõusoleku andmisest keeldumine ei mõjuta teie konto registreerimist ega takista meie teenuste osutamist	Turundus	Nõusolek

 

4. Isikuandmete eriliigid

Kui vastate kuulutusele või kandideerite vabatahtlikult, saate veebiportaali andmekogumisvormidel, telefonivestluse ajal või filiaalis teada anda, kas te kuulute kaitstud kategooria alla. See teave avaldab tõenäoliselt teie tervisliku seisundi ja kuulub isikuandmete kaitse üldmääruse kohaselt isikuandmete eriliikide alla ning seda töödeldakse asjakohaste eeskirjade kohaselt.

Teid puudutavate isikuandmete eriliikide töötlemise õiguslik alus on teie selgesõnaline nõusolek.

Kui te ei anna oma nõusolekut, ei saa me töödelda andmeid, mis on seotud teie kuulumisega kaitstud kategooriasse.

Sellegipoolest ärge märkige oma CVsse mingeid eriliiki isikuandmeid (isikuandmed, millest ilmneb rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilised andmed, biomeetrilised andmed, mis võimaldavad isikut kordumatult tuvastada, andmed isiku tervise või seksuaalelu või seksuaalse sättumuse kohta).

 

5. Isikuandmete jagamine

Me jagame teie isikuandmeid ainult konkreetse/potentsiaalse tööandjaga ja vajaduse korral teenuseosutajaga, kes korraldab kandidaatide isikustatud testimist. Meie töötajatel on juurdepääs teie isikuandmetele ainult teadmisvajaduse alusel, mis tähendab, et nad töötlevad ainult neid isikuandmeid, mis on seotud nende konkreetsete tööülesannetega.

Kasutame oma teenuste pakkumiseks kolmandatest isikutest teenuseosutajaid. Neil on juurdepääs teie andmetele, kui see on mõistlikult vajalik nende tööülesannete täitmiseks meie nimel, ning nad on kohustatud hoiduma nende avaldamisest ja muudel eesmärkidel kasutamisest. Sellised teenuseosutajad võivad tegutseda isikuandmete volitatud töötlejatena või mõne tegevuse korral ka isikuandmete vastutavate töötlejatena. Seega kohaldatakse ka nende isikuandmete kaitse teatiseid, nagu allpool märgitud.

Miks ja kellega me teie isikuandmeid jagame?

Andmete saajate kategooriad	Jagamise põhjus
Tehniliste teenuste osutajad	Teeme koostööd teenuseosutajatega, kes töötavad meie nimel ja kellel võib olla vaja juurdepääsu teatud isikuandmetele, et osutada meile oma teenuseid. Siia kuuluvad ettevõtted, kelle oleme palganud vajaliku tehnilise taristu haldamiseks ning meie süsteemide ja teenuste kaitsmiseks ja turvamiseks.
Teamdash (Recruitment Software OÜ)	Teamdash pakub veebiplatvormi kandidaatide registreerimiseks, dokumentide kogumiseks, teabevahetuseks, nõusoleku käsitlemiseks jne. Teamdash tegutseb andmete volitatud töötlejana või teatud tegevuste korral vastutava töötlejana. Palun lugege isikuandmete töötlemise üksikasju Teamdashi isikuandmete kaitse teatisest.
Testimine	Kasutame kolmandatest isikutest teenuseosutajaid kui partnereid, et teha üksikkandidaatidele teste. Grafton ei saa testitulemusi, need saadetakse otse tööandjale või potentsiaalsele tööandjale.
Reklaamipartnerid	Teeme koostööd reklaamipartneritega, et kohandada teile kuvatavat reklaamisisu. Need võivad hõlmata ka sotsiaalmeediaplatvorme nagu LinkedIn, Meta jne.

 

Andmete rahvusvaheline edastamine

Osa meie töötlemisest toimub pilvepõhiselt, seega võidakse teie isikuandmed saata väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda. Sellisel juhul tagame, et teie isikuandmeid edastatakse kooskõlas andmekaitset käsitlevate õigusaktidega ning eelkõige asjakohaste lepinguliste, tehniliste ja korralduslike meetmete kohaselt.

Kui teil on lisaküsimusi ettevõtete kohta, mida me kasutame teenuseosutajatena, ning sellise töötlemise eesmärkide ja õigusliku aluse kohta, võtke meiega ühendust, kasutades allpool esitatud andmeid.

 

6. Isikuandmete turvalisuse tagamine

Oleme võtnud vajalikud tehnilised ja korralduslikud turvameetmed, et kaitsta teie isikuandmeid juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kadumise või muutmise, loata avalikustamise, kuritarvitamise või muu kohaldatavat õigust rikkuva töötlemise eest.

See hõlmab järgmist: identiteedi ja juurdepääsu haldamine, isikuandmete loata vaatamise vältimine, teadlikult kehtestatud salasõnade nõuded, struktuuriliselt turvaline võrgudisain ning muud asjakohased ja pidevalt ajakohastatavad turvameetmed.

 

7. Isikuandmete säilitamine ja kustutamine

Isikuandmete säilitamisaeg oleneb sellest, kas meil on õiguslik kohustus andmeid säilitada (nt raamatupidamiseeskirjad), lepingulistest kohustustest, õigustatud huvist parimate teenuste osutamise vastu või teie selgesõnalisest nõusolekust.  

Andmete liik	Eesmärk	Säilitamisaeg
Andmed kandidaadi / potentsiaalse kandidaadi isikusamasuse tuvastamiseks	Tuvastamine	Taotlusprotsessi lõpp + eesmärgi täitmine õigustatud huvi alusel või andmesubjekti kustutamistaotlus
Nimi, e-posti aadress, telefoninumber, teate sisu	Suhtlemine kandidaadiga kandideerimisprotsessi ajal	Kandideerimisprotsessi lõpp
Asjaolu, et edukas taotlus lõppes töölevõtmisega	Graftoni ja tema kliendi vahelise lepingu täitmine	Graftoni ja kliendi vahelisest lepingust tuleneva säilitamisaja lõpp
Kandideerimisprotsessi käigus kogutud andmed ja dokumendid	Taotluse andmete säilitamine võimaliku diskrimineerimisega seotud õigusvaidluse jaoks	1 aasta pärast kandideerimisprotsessi lõppu
Brauseri andmed, IP-aadress, analüütilised küpsised	Veebisaidi külastajate analüüs, et säilitada ja tõsta kasutajakogemuse kõrget taset	Nõusoleku tagasivõtmine
Nimi, e-posti aadress	Uudiskirjad ja turundus	Nõusoleku tagasivõtmine
Graftoni veebiportaali konto ja sellega seotud isikuandmed Teamdashilt	Graftoni teenuste osutamine	30 kuud

 

8. Teie õigused ja eelistused

Andmekaitset käsitleva õiguse kohaselt on teil teatavad õigused. Mõnel juhul peate võtma ühendust vastutava töötlejaga, kes ei pruugi olla Grafton.

1. Õigus saada teavet ja tutvuda andmetega. Te võite saada teavet isikuandmete kohta, mida me töötleme.
2. Andmete ülekandmise õigus. Teil on õigus saada meilt oma isikuandmeid struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ja masinloetaval kujul ning edastada need andmed iseseisvalt kolmandale isikule.
3. Õigus andmete kustutamisele. Teil on õigus lasta teie kohta käivad isikuandmed meie süsteemidest kustutada, kui neid ei ole enam vaja asjaomaste eesmärkide täitmiseks.
4. Õigus esitada vastuväiteid ja töötlemist piirata. Teil on õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ja seda teatud juhtudel piirata.
5. Õigus andmete parandamisele. Teil on õigus oma isikuandmeid parandada.
6. Õigus nõusolek tagasi võtta. Kui olete andnud meile nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks, võite selle igal ajal tagasi võtta.

Kui soovite kasutada mõnda eespool nimetatud õigust või teil on mõni muu andmekaitsega seotud küsimus või mure, võtke meiega ühendust aadressil estonia@grafton.com  

Grafton on määranud ametisse andmekaitseametniku, et säilitada isikuandmete kaitse kõrget taset.

 

9. Muu oluline teave

Uudiskirjad ja otseturunduskampaaniad

Teie selgesõnalisel nõusolekul võime saata teile uudiskirju. Te võite nendest sõnumitest loobuda. Pange tähele, et turundussõnumid sisaldavad loobumismehhanismi (nt tellimuse tühistamise link teile saadetud e-kirjades). Kui klõpsate e-kirjas olevale lingile, loobute edasistest sõnumitest. Te võite meile saata ka e-kirja, et soovite sõnumitest loobuda. Me võime kasutada oma toodete ja teenuste turundamiseks ka sotsiaalmeedia vahendeid. Kuna sotsiaalmeedia ja veebianalüütika pakkujad tegutsevad volitatud kaastöötlejatena, võivad ka neil olla oma nõusoleku andmise või loobumisnõuded.

Vaidluste lahendamine

Kui teil on küsimusi või muresid seoses teie isikuandmete kasutamisega, võtke meiega ühendust aadressil estonia@grafton.com

Te võite esitada kaebuse järelevalveasutusele ehk Eesti Andmekaitse Inspektsioonile aadressil info@aki.ee.